Vous ouvrez Notion, motivé à l’idée de mieux vous organiser. Mais très vite, une sensation familière s’installe : la page blanche. Trop de modèles à télécharger, des centaines de vidéos tutoriels aux approches différentes, des options infinies à configurer… et finalement, vous passez plus de temps à chercher le “système parfait” qu’à réellement vous organiser.

C’est exactement pour éviter ce piège que j’ai conçu un système simple, testé avec de nombreux utilisateurs débutants. L’idée est de partir sur des fondations claires et solides, qui vous permettront de prendre en main Notion rapidement, sans frustration. Dans cet article (et dans la vidéo associée que vous trouverez juste en dessous), je vous montre comment mettre en place ce système minimaliste, qui repose uniquement sur trois bases bien structurées, des relations simples, et un tableau de bord centralisé pour piloter l’ensemble.

Pourquoi la simplicité est essentielle quand on débute sur Notion

Notion est extrêmement puissant. Mais c’est justement cette puissance qui piège de nombreux débutants. En voulant tout intégrer, tout connecter et tout automatiser dès le départ, on finit par complexifier inutilement sa gestion quotidienne.

En réalité, il est bien plus efficace de commencer par un système épuré. Cela permet de bien comprendre comment fonctionnent les bases, les relations et les vues avant de rajouter de la complexité au fur et à mesure que vos besoins évoluent. Mieux vaut maîtriser un système simple et opérationnel que se perdre dans un monstre ingérable dès le départ.

Les trois bases qui suffisent à structurer votre organisation

Le cœur de ce système minimaliste repose sur trois bases de données dans Notion.

Base de données "Projets"

Chaque projet doit simplement avoir un nom, une date de début et une date de fin. Cette approche temporelle permet non seulement de mieux planifier, mais aussi d’afficher vos projets dans des vues chronologiques ou des calendriers. Inutile au départ de multiplier les propriétés : si un projet a un nom et une période définie, vous avez déjà l’essentiel pour démarrer.

Base de données "Tâches"

Ensuite vient la base des tâches. Chaque tâche aura bien sûr un nom, une échéance, et un état d’avancement (non commencée, en cours, ou terminée). Vous pourrez également créer une relation vers le projet auquel la tâche est rattachée. Là encore, inutile d’ajouter trop de champs dès le début. L’objectif est que chaque tâche soit claire et actionnable.

Base de données "Agenda"

Enfin, la troisième base concerne l’agenda. Il s’agit ici de gérer vos rendez-vous ou événements à venir. Chaque entrée comporte un nom, une date et une heure. Si besoin, vous pouvez relier ces événements aux projets ou aux tâches concernés.

Comment relier simplement les bases de données Notion entre elles

L’intérêt de Notion réside dans sa capacité à connecter ces données. Pour cela, vous allez mettre en place des relations bidirectionnelles entre les différentes bases.

Chaque tâche est liée à un projet. Ainsi, lorsque vous ouvrez un projet, vous pouvez immédiatement voir toutes les tâches qui lui sont associées. De la même manière, chaque tâche peut être liée à un événement de votre agenda, par exemple lorsqu’une réunion est organisée autour de cette tâche.

Les projets peuvent également être reliés aux événements eux-mêmes. Imaginons qu’une réunion stratégique soit liée à un projet important : vous pourrez accéder à cette information depuis l’un ou l’autre des éléments, sans aucune saisie en double. En quelques clics, toutes les relations sont créées, et votre système devient lisible et cohérent.

Construire un tableau de bord clair et actionnable

Une fois les bases et leurs relations en place, l’étape suivante est de créer votre tableau de bord. C’est depuis cette page unique que vous allez piloter votre quotidien.

L’idée est d’afficher uniquement ce qui est pertinent à court terme. Sur la partie centrale, vous afficherez les tâches de la semaine en cours, filtrées pour ne montrer que celles qui ne sont pas encore terminées. Juste en dessous, vous pourrez afficher les projets qui sont toujours en cours, en masquant ceux qui sont terminés afin d’éviter de surcharger la vue.

Enfin, la partie agenda affichera votre calendrier de la semaine à venir, en mode hebdomadaire, pour voir immédiatement les réunions ou événements à venir. En centralisant ainsi l’ensemble des informations, vous obtenez une vision claire et rapide de ce qui vous attend, sans vous noyer dans des détails inutiles.

Des personnalisations avancées si vous souhaitez aller plus loin

Une fois ce système de base maîtrisé, Notion vous permettra d’aller plus loin en personnalisant vos vues et vos pages. Par exemple, vous pouvez réorganiser l’ordre d’affichage des propriétés pour mettre les informations importantes en haut des fiches projets. Il est également possible d’ajouter des images de couverture pour rendre vos projets plus visuels.

Vous pourrez aussi profiter de la nouvelle fonctionnalité d’affichage par onglets dans Notion pour séparer plus clairement les différentes sections à l’intérieur de chaque projet, comme les tâches ou les événements liés. Tout cela reste optionnel et peut se mettre en place progressivement, lorsque vous êtes parfaitement à l’aise avec la structure de base.

Pourquoi ce système Notion fonctionne (et pourquoi il est largement suffisant au départ)

Beaucoup de débutants cherchent le système parfait, ultra-complet, dès le premier jour. C’est souvent une erreur qui finit par générer de la confusion. Ce système minimaliste, au contraire, permet de se concentrer sur ce qui compte réellement : les projets en cours, les tâches immédiates et les rendez-vous à venir.

En limitant les propriétés, les relations et les vues, on évite la surcharge mentale. Surtout, ce système est 100% évolutif. Vous pourrez toujours le faire évoluer et l’enrichir selon vos besoins réels, une fois les bases maîtrisées.

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Démarrer sur Notion n’a pas besoin d’être compliqué. Avec ces trois bases, quelques relations bien pensées et un dashboard épuré, vous disposez d’un système simple, efficace et durable. C’est cette approche que j’utilise avec mes clients, et qui fonctionne à chaque fois.

Vous pouvez retrouver le tutoriel complet en vidéo directement ici pour suivre pas à pas la mise en place de ce système :

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